Werken met Groeidocument 2.0: praktische vragen en antwoorden

Het Groeidocument 2.0 is een gemeenschappelijk document om op een veilige manier gegevens en vertrouwelijke informatie te verzamelen, te bewaren en te delen. Zo is alle relevante- en actuele informatie altijd beschikbaar op één plek. De intern begeleider voert de regie, geeft ouders een ‘lees-link’ of geeft – altijd in samenspraak met de ouders – toegang aan andere zorgverleners door middel van een ‘lees-link’ of ‘deel-link’. Wij ontvangen regelmatig vragen over het werken met Groeidocument 2.0. In dit artikel staan de meest gestelde vragen en antwoorden. Wil je iets weten over privacy of heb je een algemene vraag? Daar hebben we aparte kennisartikelen voor in ons kenniscentrum.

TOEGANG EN INLOG

Krijgt een school maar één inlog?
Ja, een school krijgt één inlog op basis van het BRIN-nummer van de school.

School X heeft twee vestigingen met hetzelfde BRIN-nummer, betekent dit ook één inlog?
Ja, de inlog gaat per school op BRIN-nummer.

De school heeft twee afdelingen met aparte BRIN-nummers, betekent dit ook één inlog?
Nee, per BRIN-nummer is één inlog verstuurd.

Kan je een tweede ib’er toegang geven wanneer op een school meerdere ib’ers werken?
De inloggegevens in GD zijn van de school. Deze kun je dus prima delen met een tweede ib’er. Bij het aanmaken van een leerling kun je de naam van de ib’er zelf invullen. Dus ook de naam van een andere ib’er. Deze naam wordt in het Groeidocument dan steeds bovenaan weergegeven. In het beheerscherm zie je wel steeds de naam van de eerste ib’er.

Wat zijn NAW-gegevens?
NAW is de afkorting van: Naam, Adres, Woonplaats.

Wanneer ik samen met een collega op verschillende computers in hetzelfde document werk, kan ik dan zien dat er nog iemand in werkt?
Nee.

LEERLINGGEGEVENS

Ik heb een leerling aangemaakt, ik heb een school gekozen. De handleiding zegt dat ik op OK moet drukken. Ik krijg dan de ‘Foutmelding: Geen rolgroep gekozen’. Wat moet ik doen?
In je schermpje zie je boven aan het tabblad Functies en Rollen, klik hier op. Klik op de pijl naast het invulvak, kies voor leerling. Druk op OK. De leerling zit nu in het systeem. De volgende stap is het koppelen van het GD aan de leerling.

Ik heb een leerling aangemaakt en een GD gekoppeld. De gegevens van de leerling zijn niet juist. Hoe pas ik die aan?
Log in, je ziet alle leerlingen. Zet een vinkje voor de betreffende leerling.
Klik op ‘bewerken en wijzigen’.

Een leerling heeft een GD. Hij krijgt een ander ib’er. Hoe kan ik dit aanpassen?
Log in, je ziet alle leerlingen. Zet een vinkje voor de betreffende leerling. Klik op ‘bewerken en wijzigen’, verander de gegevens van de ib’er.

WERKEN MET HET GD

Ik heb een leerling aangemaakt en ik kan de map Docs vanuit GD niet vinden?
Je moet eerst een GD koppelen aan een leerling. Zie hiervoor hoofdstuk 4 van de handleiding. Wanneer je dit hebt gedaan zie je ook de map Docs vanuit GD.

Ik heb een Groeidocument definitief afgesloten en kan er dus niet meer in werken. Kan ik dit ongedaan maken?
Je kunt een definitief gesloten GD als beheerder weer openen. In het beheerscherm zie je de lijst met leerlingen waar je een GD voor hebt gemaakt. Vink de leerling (waarvan je het GD weer wilt openen) aan. Klik op Bekijken, Bekijk GD, klik op OK.
Vink het GD dat je wilt (her)openen aan. Klik op Bewerken, Openen en OK. Het GD is weer open. Je kan er weer in.

Kan ik een pdf-bestand van het GD maken en/of printen?
Ja, je kunt als ib’er van het GD van een leerling een rapportage maken. Er is een knop ‘Rapportage’. Deze rapportage wordt als pdf-bestand opgeslagen in de map Mijn rapportages. Wanneer je wilt dat iedereen met een leeslink dit pdf-bestand kan inzien of downloaden, verplaats je de rapportage (pdf-bestand) naar de map Docs vanuit GD.
In de Handleiding Online Groeidocument is in hoofdstuk 10 te lezen hoe dit precies werkt.

De nummering van de pagina’s gaat van pagina 6 door naar pagina 11. Waarom? De tussenliggende pagina’s worden opgevuld als er meer OT’s worden gehouden.

Sommige invulvakken in het Groeidocument worden als te klein ervaren. Kan dit aanpassen?
“Je hebt geen overzicht over wat je getypt hebt”.
Je kunt elk invulvak zélf groter maken. Rechts onderin de invulvakken staan twee schuine streepjes. Wanneer je die aanklikt en versleept wordt het vak groter.
Wanneer je die streepjes niet ziet, raden we je aan een andere browser te gebruiken. In Google Chrome bijvoorbeeld lukt het.

EEN GROEIDOCUMENT DELEN, HET VERSTUREN VAN DEELLINKS

Kan een GD mee naar een andere school (BAO-BAO, BAO-S(B)O, S(B)O-S(B)O, S(B)O-BAO)?
Ja dit kan. Wanneer je contact opneemt met ons kunnen wij de leerling verhuizen naar een andere school.

Hoelang is een inlogcode voor een lees- en/of schrijflink geldig?
De ib’er bepaalt vóórdat de e-mail wordt verstuurd, hoe lang de inlogcode gebruikt kan worden door een begin- en einddatum op te geven.

Ik wil een lees- en/of schrijflink verlengen of intrekken?
Log in in het GD van de leerling. Via extra > deellinkbeheer kan de ib’er dan aanpassingen doen.

Kan ik meerdere e-mailadressen tegelijk een link sturen?
Op dit moment is dit helaas technisch niet mogelijk.

Is het mogelijk dat eerder gebruikte adressen in het GD automatisch worden ingevuld (in plaats van opnieuw typen)?
Op dit moment is dit helaas niet mogelijk.

Ik heb een deellink verstuurd, maar de ontvanger heeft geen e-mail met pincode ontvangen. Hoe komt dit?
Als je de deellink aanmaakt, staan er automatisch 2 vakjes aangevinkt. Deze moet je ‘aan’ laten staan. Dan krijgt de ontvanger altijd de 2 e-mails: een voor de toegang en een met de pincode.
Het kan voorkomen dat de ontvanger maar 1 of géén e-mail ontvangt. Dan is de mail (zijn de mailtjes) hoogstwaarschijnlijk in de map Ongewenste mail (Spam) van het e-mailprogramma van de ontvanger terecht gekomen. Daar kan de ontvanger ze vinden.

Kan de ontvanger van een link, de documenten inzien die aan het GD zijn gekoppeld?
Ja dat kan. De ib’er moet er echter wel voor zorgen dat deze documenten in het GD zijn opgeslagen in de map Docs vanuit het GD.

LEERLINGEN DIE DE SCHOOL VERLATEN

  • Als de leerling naar een school (BAO of S(B)O) binnen het samenwerkingsverband verhuist, kan het groeidocument eenvoudig worden overgezet naar deze school. Indien ouders en de school (waarvan de leerling komt) toestemming geven, stuur je een berichtje naar PPO regio Leiden. Wij zetten de leerling over. De nieuwe school beschikt dan over het Groeidocument.
  • Als de leerling naar een VO-school gaat, kun je de gegevens uit het Groeidocument meesturen met het OKR in Onderwijstransparant. Hiervoor maak je een pdf (zie de handleiding Online groeidocument hoofdstuk 10) en dit upload je in Onderwijstransparant.
  • Als de leerling de school verlaat wil je de gegevens uit het Groeidocument nog een tijd in je leerlingendossier bewaren. Ook hiervoor maak je een pdf-bestand die je kan uitprinten of kunt uploaden in je leerlingvolgsysteem. De leerling moet je nu verwijderen uit groeidocument.nl.
  • Realiseer je dat wanneer je een leerling uit groeidocument.nl verwijdert, je alle gegevens uit het groeidocument kwijtraakt. Wil je deze bewaren? Dan kan dat alleen met een pdf-bestand, zie hierboven.

 

 

Handleidingen Groeidocument

Bronnen, notities en referenties
3. We hebben twee versies van een Handleiding. Beide versies kun je onder aan dit kennisartikel downloaden.

Gerelateerde artikelen