Privacybeleid

Privacyreglement Vereniging samenwerkingsverband passend primair onderwijs regio Leiden (28-01)

Paragraaf 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsbepaling In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op de wet (Staatsblad 2000, 302) verstaan onder: de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens; het reglement: dit reglement, inclusief bijlagen; leerlingengegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare leerling van een der scholen aangesloten bij de leden van de vereniging; verwerking van leerlingengegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; bestand: elk gestructureerd geheel van leerlingengegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; verantwoordelijke: Vereniging samenwerkingsverband passend primair onderwijs regio Leiden; bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke gegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; personeel: personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van de verantwoordelijke, dan wel personen in dienst van bij de vereniging aangesloten leden; betrokkene: de ouder of voogd van de leerling op wie een gegeven betrekking heeft; beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van leerlingengegevens, voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, als mede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens; gebruiker: degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder bevoegd is leerlingengegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; technische werkzaamheden: werkzaamheden die verband houden met onderhoud en reparatie van apparatuur en programmatuur; verstrekken van leerlingengegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens; bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens als bedoeld in artikel 16 van de wet.

Artikel 2
: Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van leerlingengegevens van leerlingen van scholen aangesloten bij de leden van het samenwerkingsverband, als mede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van leerlingengegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. De afzonderlijke verwerkingen dan wel samenhangende verwerkingen zijn in de bijlagen beschreven. Deze bijlagen maken deel uit van dit reglement.

Artikel 3: Beheer van de leerlingengegevens Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlagen aangegeven wie de verantwoordelijke is, wie de beheerder en – indien van toepassing – wie de bewerker.

Paragraaf 2: Doelbinding

Artikel 4: Doelstellingen van de verwerking Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen zijn in de bijlagen de doelen dan wel de samenhangende doelen geformuleerd.

Artikel 5: Rechtmatige grondslag van de verwerking De rechtmatige grondslag voor de verwerkingen is gelegen in a) de uitvoering van de arbeidsovereenkomst waarbij de betrokkene partij is, b) het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, c) een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke, d) een vitaal belang van de betrokkene, dan wel – uitsluitend indien a), b), c) of d) niet van toepassing is – e) de ondubbelzinnige toestemming die de betrokkene heeft verleend.

Artikel 6: Soorten van opgenomen persoonsgegevens en de wijze van verkrijging 1. Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlagen aangegeven welke soorten van leerlingengegevens ten hoogste worden verwerkt en op welke wijze deze gegevens worden verkregen. 2. Leerlingengegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. 3. Leerlingengegevens worden niet verzameld bij derden zonder de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene. 4. Leerlingengegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. 5. Leerlingengegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de in de bijlagen genoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 6. Bijzondere gegevens worden verwerkt met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 16 tot en met 23 van de wet. 7. De beheerder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de gegevens.

Artikel 7: Verwijdering van opgenomen leerlingengegevens

1. Leerlingengegevens die niet langer voor het doel noodzakelijk zijn worden zo spoedig mogelijk verwijderd. 2. Na het verlaten van de school worden de gegevens nog maximaal twee jaar bewaard, tenzij deze gegevens in verband met wettelijke verplichtingen met betrekking tot gezondheidsgegevens langer bewaard moeten blijven. 3. Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is de leerling te identificeren.

Paragraaf 3: Rechtstreekse toegang tot en verstrekking van leerlingengegevens

Artikel 8: Rechtstreekse toegang tot leerlingengegevens 1. Uitsluitend de beheerder en de door de beheerder aangewezen gebruikers hebben, met het oog op de dagelijkse zorg voor het goed functioneren van de verwerking, rechtstreekse toegang tot leerlingengegevens. 2. De personen, bedoeld in het eerste lid, voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de leerlingengegevens, waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 9: Technische werkzaamheden Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.

Artikel 10: Verstrekking van persoonsgegevens 1. Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlagen aangegeven aan welke personen binnen en buiten de organisatie welke leerlingengegevens kunnen worden verstrekt, gelet op het doel en de grondslag van de verwerking. 2. De verantwoordelijke informeert derden, die op vastgestelde wijze bepaalde leerlingengegevens verwerken, over de daaraan gestelde voorwaarden en beperkingen. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor schade die de betrokkene lijdt door onrechtmatig gebruik door derden van door de verantwoordelijke rechtmatig aan die derden verstrekte leerlingengegevens, tenzij de schade niet aan de verantwoordelijke kan worden toegerekend.

Artikel 11:
Verdere verwerking van leerlingengegevens 1. De te verwerken leerlingengegevens worden slechts verder verwerkt op een wijze die niet onverenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij wordt tenminste rekening gehouden met de verwantschap van de doelen, de aard van de gegevens, de gevolgen van de verdere verwerking voor de betrokkene, de wijze waarop de gegevens zijn verkregen en de waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 2. Leerlingengegevens mogen verder worden verwerkt wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is of geschiedt met de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.

Paragraaf 4: Plichten van verantwoordelijke, beheerder en bewerker

Artikel 12: Beveiliging 1. De verantwoordelijke stelt in een beveiligingsplan richtlijnen op voor de technische en organisatorische beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens en legt dit plan ter instemming voor aan de ondernemingsraad. 2. De verantwoordelijke doet het vastgestelde beveiligingsplan toekomen aan de beheerder. De beheerder verwerkt overeenkomstig de richtlijnen van dit plan 3. Indien gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bewerker, legt de verantwoordelijke de wederzijdse verplichtingen met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens schriftelijk in een overeenkomst met die bewerker vast. De bewerker verwerkt overeenkomstig diens overeengekomen verplichtingen

Artikel 13: Informatieplicht 1. Indien de verantwoordelijke leerlingengegevens verkrijgt bij de betrokkene zelf, deelt hij de betrokkene vóór het moment van verkrijging zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene hiervan reeds op de hoogte is 2. Indien de verantwoordelijke leerlingengegevens verkrijgt van een derde of door observatie van de betrokkene, deelt de verantwoordelijke de betrokkene op het moment van vastlegging zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd. 3. De verantwoordelijke verstrekt de in de leden 1 en 2 bedoelde informatie op een zodanige wijze dat de betrokkene er daadwerkelijk de beschikking over krijgt.

Paragraaf 5: Rechten van de betrokkene

Artikel 14: Algemeen 1. Iedere betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie (verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) alsmede recht van verzet, zoals geformuleerd in de volgende artikelen van deze paragraaf. 2. Aan het uitoefenen van die rechten zijn voor de betrokkene geen kosten verbonden. 3. Betrokkenen kunnen zich bij het uitoefenen van die rechten laten bijstaan. 4. De beheerder wijst betrokkenen op de mogelijkheden van rechtsbescherming en toezicht en op de rol daarin van het College bescherming persoonsgegevens

Artikel 15: Recht op informatie De verantwoordelijke informeert betrokkene op diens verzoek tijdig en volledig over de doelen waarvoor en de manieren waarop leerlingengegevens van hem worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden, over de rechten die betrokkene ten aanzien daarvan heeft en hoe hij die kan uitoefenen. Daarbij wordt betrokkene ook geïnformeerd over de plaats waar de documenten, waarin bedoelde regels zijn opgenomen, kunnen worden ingezien dan wel opgevraagd.

Artikel 16: Recht op correctie: verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming 1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de beheerder over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de met betrekking tot de verzoeker verwerkte leerlingengegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen. 2. De beheerder deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt hij dat met redenen. 3. De beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 4. De beheerder informeert in geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming derden daarover en verzekert zich ervan dat die derden hun bestanden dienovereenkomstig aanpassen. De beheerder deelt de verzoeker mee aan welke derden hij die informatie heeft verstrekt.

Artikel 17: Recht van verzet 1. Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde verwerking is gelegen in het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, kan de betrokkene bij de beheerder te allen tijde bezwaar aantekenen tegen die verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. Binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar beoordeelt de verantwoordelijke of dit verzet gerechtvaardigd is. 3. De beheerder beëindigt de verwerking terstond, indien de verantwoordelijke het verzet gerechtvaardigd acht.

Paragraaf 6: Rechtsbescherming en toezicht

Artikel 18: Klachtenprocedure 1. Elke betrokkene heeft het recht bij de verantwoordelijke een klacht in te dienen a. tegen een beslissing op een verzoek als bedoeld in de artikelen 16, 17 en 18; b. tegen een beslissing naar aanleiding van de aantekening van verzet als bedoeld in artikel 18; alsmede c. tegen de wijze waarop de verantwoordelijke, de beheerder of de bewerker de in dit reglement opgenomen regels uitvoert. 2. De verantwoordelijke reageert zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zes weken na ontvangst, schriftelijk en met redenen omkleed op de klacht. 3. Betrokkene kan zich bij de indiening en behandeling van zijn klacht laten bijstaan. 4. De verantwoordelijke kan het advies van het College bescherming persoonsgegevens inwinnen. 5. De verantwoordelijke kan tot het oordeel komen dat de klacht onterecht is dan wel geheel of gedeeltelijk terecht. 6. Indien de verantwoordelijke de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert, kan de betrokkene een klacht indienen bij het College bescherming persoonsgegevens. De verantwoordelijke informeert de betrokkene, wiens klacht hij niet of slechts gedeeltelijk honoreert, over die mogelijkheid en over het adres van het College. 7. Indien de verantwoordelijke oordeelt dat de klacht geheel of gedeeltelijk terecht is, beslist hij om a. indien de klacht zich richt tegen een beslissing als bedoeld in lid 1 onder a.:) het verzoek van betrokkene alsnog geheel of gedeeltelijk te honoreren; b. de klacht zich richt tegen een beslissing als bedoeld in lid 1 onder b.)het verzet van betrokkene alsnog te honoreren; c. de klacht zich richt tegen de wijze van uitvoering als bedoeld in lid 1 onder c. alsnog uitvoering te geven aan de in het reglement opgenomen regels, hetgeen kan inhouden een handelen of een nalaten, waaronder begrepen een herstellen of een stoppen; d. de schade die betrokkene heeft geleden, waaronder eventuele immateriële schade, te vergoeden. 8. De verantwoordelijke maakt zijn oordeel schriftelijk aan betrokkene kenbaar. 9. Indien de verantwoordelijke niet binnen zes weken na het indienen van de klacht reageert, kan betrokkene een klacht indienen bij het College bescherming persoonsgegevens.

Artikel 19: Toezicht op de naleving Het College bescherming persoonsgegevens is op grond van de wet bevoegd toe te zien op de naleving van de in dit reglement krachtens de wet opgenomen bepalingen.

Paragraaf 7: Overige bepalingen

Artikel 20: Scholing De verantwoordelijke draagt zorg voor een regelmatige scholing van de beheerders en de gebruikers om te verzekeren dat ze de processen van leerlingengegevensverwerking, de daarvoor geldende regels en hun eigen rol daarin begrijpen.

Artikel 21: Onvoorzien In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de verantwoordelijke.

Artikel 22: Publicatie Dit reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd of digitaal beschikbaar gesteld.

Artikel 23: Wijzigingen en aanvullingen 1. Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de leerlingengegevens dienen te leiden tot wijziging van dit reglement. 2. De introductie van een nieuw leerlingvolgsysteem als mede frequent voorkomende onvoorziene gevallen dienen te leiden tot aanvulling van dit reglement.

Artikel 24: Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking op 1 augustus 2014. 2. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Vereniging SWV 27-07).