Voor ouders

terug naar het onderwerp

Meest gestelde vragen over het groeidocument

 

Wanneer er vragen worden gesteld over het Groeidocument vermelden we deze hier ook, met daarbij het antwoord!

ALGEMEEN

Welke functies heeft het groeidocument (GD)?
Het GD heeft de volgende functies:
1.      Voorbereiding Ondersteuningsteam (OT), samen met ouders
2.      Praatpapier tijdens OT (vragen en beslissingen, houvast, structuur)
3.      Verslag van OT en afspraken
4.      Monitoren: zijn doelen in zicht/behaald? Is voortzetting ondersteuning nog nodig?
5.      Ontwikkelingsperspectief, uitstroomperspectief, tussendoelen en beredeneerd onderwijsaanbod
in relatie met groepsplan
6.      Aanvraag toelaatbaarheidsverklaring
7.      Data verzamelen

Kun je het GD ook gebruiken voor een groeps- of leerlingbespreking?
In de groepsbespreking staan het groepsoverzicht en het groepsplan centraal. In aansluiting daarop kun je het groeidocument invullen ter voorbereiding van en tijdens een leerlingenbespreking, bij voorkeur al samen met ouders. Het GD is ontwikkeld in het kader van handelingsgericht arrangeren.

Hebben ouders inzage in het GD? Kunnen ouders ook iets in het GD aanvullen?
Ja, dat is juist de bedoeling: een gemeenschappelijk document. Binnen het handelingericht werken, waar het GD onderdeel van is, wordt met ouders samen opgetrokken en wordt het GD door de intern begeleider samen met de ouders ingevuld en aangevuld. Ouders kunnen ook suggesties voor aanvulling doen of deze zelf maken. Ze kunnen daartoe zowel een ‘lees - link’ als een ‘invul - link’ krijgen. 

Ik wil toestemming van ouders voor het starten van een GD en het houden van een ondersteuningsteam.
Op deze site vind je het formulier Toestemmingsformulier OT. Je kunt dit formulier ook vinden wanneer je ingelogd bent in een groeidocument en je klikt op Mijn documenten (linksonder op het scherm). Met de ondertekening van dit formulier geven ouders toestemming voor het houden van een ondersteuningsteam. Tevens geven ouders toestemming voor het uitwisselen van gegevens middels het GD.

Hoe is het ontwikkelingsperspectief (OPP) in het GD verwerkt?
In het GD zijn de onderdelen a: gegevens, c: overzicht van de situatie en e. uitzicht, onderdelen van het OPP. Advies is om bij het aanmaken te kiezen voor de optie Groeidocument met OPP.

Hoe is de toelaatbaarheidsverklaring in het GD opgenomen?
Als de ouders, de school en de twee deskundigen (van het samenwerkingsverband en van de ontvangende school), het er allemaal over eens zijn dat een arrangement in het S(B)O noodzakelijk is en als ze het er ook over eens zijn welke type en voor welke duur, dan krijgt de leerling een toelaatbaarheidsverklaring (TLV). De Toelaatbaarheidscommissie krijgt hiervoor een leeslink en kan de TLV afgeven.

Wie kan er allemaal het web-based GD lezen (of er in werken)?
Dat hangt ervan af aan wie de IBer (in samenspraak met de ouders) een link doorstuurt.

Hoe verhoudt het GD zich tot andere leerlingvolgsystemen zoals ESIS of Parnassys?
Het GD is niet bedoeld als ‘weer een leerlingvolgsysteem’. Het GD wordt ook niet voor elk kind in de school ingevuld, maar alleen voor leerlingen voor wie iets extra’s nodig is.
Het overzetten van gegevens vanuit het leerlingvolgsysteem is op dit moment nog niet mogelijk. Wel kunnen gegevens als bijlage worden ge-upload.

TOEGANG EN INLOG

Kan je een tweede IBer toegang geven wanneer op een school meerdere IBers werken?
Je geeft een tweede IBer toegang met dezelfde inlog die je hebt gekregen. Dit is de inlog van de school. Bij het aanmaken van een leerling kun je de naam van de IBer zelf invullen. Dus ook de naam van een andere IBer. Deze naam wordt in het groeidocument dan steeds bovenaan weergegeven.
In het beheerscherm zie je wel steeds de naam van de eerste IBer.

Wat zijn NAW gegevens?
Dit zijn Naam, Adres, Woonplaats.

Wanneer ik samen met een collega op verschillende computers in hetzelfde document werk, kan ik dan zien dat er nog iemand in werkt?
Nee.

Krijgt een school maar één inlog?
Ja, een school krijgt één inlog op basis van het brinnummer van de school.

School X heeft twee vestigingen met hetzelfde brinnummer, betekent dit ook één inlog?
Ja, de inlog gaat per school op brinnummer.

De school heeft twee afdelingen met aparte brinnummers, betekent dit ook één inlog?
Nee, per brinnummer is één inlog verstuurd.

LEERLINGGEGEVENS

Ik heb een leerling aangemaakt, ik heb een school gekozen. De handleiding zegt dat ik op OK moet drukken. Ik krijg dan een Foutmelding: Geen rolgroep gekozen. Wat moet ik doen?
In je schermpje zie je boven aan het tabblad Functies en Rollen, klik hier op. Klik op de pijl naast het invulvak, kies voor leerling. Druk op OK. De leerling zit nu in het systeem. De volgende stap is het koppelen van het GD aan de leerling.

Ik heb een leerling aangemaakt en een GD gekoppeld. De gegevens van de leerling zijn niet juist. Hoe pas ik die aan?
Log in, je ziet alle leerlingen. Zet een vinkje voor de betreffende leerling.
Klik op bewerken en wijzigen.

Een leerling heeft een GD. Hij krijgt een ander IB-er, hoe kan ik dit aanpassen.
Log in, je ziet alle leerlingen. Zet een vinkje voor de betreffende leerling. Klik op bewerken en wijzigen, verander de gegevens van de IB-er.

WERKEN MET HET GD

Ik heb een leerling aangemaakt en kan de map Docs vanuit GD niet vinden?
Je moet eerst een GD koppelen aan deze leerling. Zie hiervoor hoofdstuk 4 van de handleiding. Wanneer je dit hebt gedaan zul je ook de map Docs vanuit GD vinden.

Ik heb een groeidocument definitief afgesloten en kan er dus niet meer in werken. Kan ik dit ongedaan maken?
Je kunt een definitief gesloten GD als beheerder weer openen. In het beheerscherm zie je de lijst met leerlingen waar je een GD voor hebt gemaakt. Vink de leerling (waarvan je het GD weer wilt openen) aan. Klik op Bekijken, Bekijk GD, klik op OK.
Vink het GD dat je wilt (her)openen aan. Klik op Bewerken, Openen en OK. Het GD is weer open. Je kan er weer in.

Kan ik een PDF maken en/of uitdraaien van het GD? Ja, je kunt als IBer van het GD van een leerling een raportage maken. Er is een knop "rapportage" daarvoor. Deze rapportage wordt als PDF opgeslagen in de map Mijn rapportages. Wanneer je wilt dat iedereen met een leeslink dit PDF kan inzien of downloaden, moet je de rapportage (PDF) verplaatsen naar de map Docs vanuit GD.
In de Handleiding Online Groeidocument is in hoofdstuk 10 te lezen hoe dit moet.

De nummering van de pagina's gaat van pagina 6 door naar pagina 11. Waarom? De tussenliggende pagina's worden opgevuld als er meer OT's worden gehouden.

Sommige invulvakken in het groeidocument worden als te klein ervaren
“Je hebt geen overzicht over wat je getypt hebt”.
Je kunt elk invulvak zélf groter maken. Rechts onderin de invulvakken staan twee schuine streepjes. Wanneer je die aanklikt en versleept wordt het vak groter.
Wanneer je die streepjes niet ziet, raden we je aan een andere browser te gebruiken. In Google Chrome bijvoorbeeld lukt het!

PRIVACY

Hoe is privacy geregeld?
Het GD voldoet aan de wettelijke eisen met betrekking tot de  privacy. Op de pagina Groeidocument, veiligheid en privacy, vind je meer informatie.

Kan er gewerkt worden met een digitale handtekening?
Dit is niet mogelijk in verband met de privacy wetgeving.

Is het mogelijk om te werken met een journaalfunctie, waarbij automatisch wordt bijgehouden wie, wat, wanneer heeft geschreven/aangevuld?
Dit is op dit moment niet mogelijk.

DELEN, DEELLINKS

Kan een GD mee naar een andere school (BAO-BAO, BAO-S(B)O, S(B)O-S(B)O, S(B)O-BAO)?
Ja dit kan. Wanneer je contact opneemt met ons kunnen wij de leerling verhuizen naar een andere school.

Hoelang is een inlogcode voor een lees- schrijflink geldig?
De IBer bepaalt vóórdat de mail wordt verstuurd, hoe lang de inlogcode gebruikt kan worden door begin- en einddatum op te geven.

Ik wil een lees- of schrijflink verlengen of intrekken?
Log in in het GD van de leerling. Via extra > deellinkbeheer kan de IBer dan  aanpassingen aanbrengen.

Meerdere emailadressen tegelijk een link sturen?
Op dit moment is dit technisch niet mogelijk.

Eerder in document gebruikte adressen niet opnieuw hoeven intikken.
Op dit moment is dit niet mogelijk.

Ik heb een deellink verstuurd, de ontvanger kreeg geen mail met pincode, hoe kan dit?
Als je de deellink aanmaakt, staan er 2 vakjes aangevinkt. Deze moet je "aan" laten staan.
In dat geval krijgt de ontvanger altijd de 2 mailtjes: een voor de toegang en een met de pincode.
Het kan voorkomen dat de ontvanger maar 1 of géén mail ontvangt. Dan is de mail (zijn de mailtjes) hoogstwaarschijnlijk in de map Ongewenste mail (Spam) van het email prgramma van de ontvanger terecht gekomen. Daar kan de ontvanger ze vinden.

Kan de ontvanger van een link, de documenten inzien die aan het GD zijn gekoppeld?
Ja dat kan. De IBer moet er echter wel voor zorgen dat deze documenten in het GD zijn opgeslagen in de map Docs vanuit het GD.

LEERLINGEN DIE DE SCHOOL VERLATEN

  • Als de leerling naar een school (BAO of S(B)O) binnen het samenwerkingsverband verhuist, kan het groeidocument eenvoudig worden overgezet naar deze school. Indien ouders en de school (waarvan de leerling komt) toestemming geven, stuur je een berichtje naar PPO regio Leiden. Wij zetten de leerling over. De nieuwe school beschikt dan over het groeidocument.
  • Als de leerling naar een VO school gaat, kun je de gegevens uit het groeidocument meesturen met het OKR in Onderwijstransparant. Hiervoor maak je een PDF (zie de handleiding Online groeidocument hoofdstuk 10) en dit load je up in Onderwijstransparant.
  • Als de leerling de school verlaat wil je de gegevens uit het groeidocument nog een tijd in je leerlingendossier bewaren. Ook hiervoor maak je een PDF dat je kan uitdraaien of kan uploaden in je leerlingvolgsysteem. De leerling moet je nu verwijderen uit groeidocument.nl.
  • Realiseer je dat wanneer je een leerling uit groeidocument.nl verwijdert, je alle gegevens uit het groeidocument kwijtraakt. Wil je deze bewaren dan kan dat alleen met een PDF, zie hierboven.